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Vorteile von Managed-Print-Services & Co.

Print-Mangement für Unternehmen jeder Branche.

Print-Management ist die beste Möglichkeit, wenn Unternehmen Kosten sparen wollen. Denn die Vision vom „papierlosen Büro“ lässt sich bis heute nicht mit der Realität vereinbaren.

 

Das Druckvolumen in Unternehmen ist trotz des Versuchs eines „papierlosen Büros“ nahezu unverändert hoch. Ob Rechnungen, E-Mail-Verläufe, Vertragsunterlagen oder Berichte: es wird weiter gedruckt und abgeheftet. Laut IDC existiert noch die Hälfte aller prozessbezogenen Dokumente auf Papier, laut Bitkom entstehen jährlich Kosten von rund 34 Milliarden Euro. Abgesehen von den Kosten für Drucker, Wartung, Papier, Toner, ist das nicht umweltfreundlich. Viele Unternehmen haben daher schon seit längerem einen Aufruf an das Gewissen unter ihren Firmen-E-Mails etabliert. Jeder kennt den Absatz in Signaturen: „Der Umwelt zuliebe – muss diese E-Mail wirklich ausgedruckt werden?“. Der Effekt ist kaum messbar. Die Folge aber, dass weder die Umweltbelastung noch die Druckerkosten merklich reduziert werden konnten. Und genau hier setzt das sogenannte Print-Management an.

Was bedeutet Print-Management?

Eine der größten Herausforderungen in der Informationstechnologie. Und zwar nicht, weil es nahezu unmöglich ist, eine gut funktionierende und mitdenkende Software sowie Geräte für das Druck- und Dokumenten-Management zu entwickeln, sondern weil die Notwendigkeit in die Köpfe der Unternehmer hineindringen muss. Einige Experten sprechen dem Print-Management sogar eine sehr große Bedeutung zu und bezeichnen es als den ersten Schritt zur digitalen Transformation. Print-Management - einfach erklärt: Es ist die Optimierung dokumentenintensiver Workflows und die Etablierung einer Dokumentenstrategie. Das Ganze natürlich in Einklang mit den Möglichkeiten der Cloud und der erhöhten Nutzung mobiler Geräte in Zeiten von New Work.

 

„Kurz erklärt: Print-Management - ist die Optimierung dokumentenintensiver Workflows und die Etablierung einer Druck- und Dokumentenmanagement-Strategie."

Druckverhalten analysieren

Das Einfachste, was jeder zunächst selbst tun kann, ist, das Druckverhalten zu analysieren. Dazu kann man aus nahezu allen modernen Geräten die entsprechenden Zahlen ziehen. Wie viel wird gedruckt, wer druckt und in welcher Form? Es können schon deutlich Kosten gesenkt werden, in dem die Standard-Einstellung „Farbe“ in „Schwarz Weiß“ geändert wird. Man sollte genau prüfen, welche Dokumente ausgedruckt werden und warum. Allein die Nutzung der Cloud, in der Daten und Dokumente sicher gespeichert werden, kann das Druckvolumen deutlich reduzieren. Unser Tipp: Tun Sie das Thema „Drucken“ nicht leichtfertig ab. Es mag weniger attraktiv sein als andere IT-Projekte. Oft empfiehlt es sich, einen IT-Experten zu Rate zu ziehen oder das Thema Print-Management zu einem Projekt zu machen.

Managed-Print-Services (MPS) – was ist das und was bringt es?

Noch einen Schritt weiter als das Print-Management gehen Managed-Print-Services (MPS). Im Kern geht es um die Steuerung des Drucker-Outputs sowie um die Optimierung des Verbrauchs und die Automatisierung von Verbrauchsmaterial-Bestellungen. Letzteres heißt im Klartext: Der Toner ist fast leer, neuer Toner ist bestellt. Das allein behebt ein großes Problem in vielen Büros.

 

Ein Fallbeispiel dazu:

Kollege A druckt einen langen Vertrag aus. Es erscheint die Meldung „Toner fast leer“. Kollege A denkt kurz daran, Kollege B aus dem Einkauf Bescheid zu sagen, vergisst es aber wieder, weil er auf dem Weg dorthin Kollege C trifft und dieser ihn in ein Gespräch verwickelt. So zieht sich die Kette immer weiter, bis auch schließlich ein Schütteln des Toners nicht mehr bringt. Endlich macht sich jemand auf den Weg zu Kollege B aus dem Einkauf. Der ist nur heute leider krank.

 

Wenn Sie einen Managed Print Service nutzen wird der neue Toner schon in dem Moment bestellt, in dem Kollege A am Drucker auf seinen Vertrag wartet. Unabhängig davon lässt sich mittels der Gerätesoftware die Druck-Infrastruktur genau analysieren und optimieren. Ob es darum geht, Dokumentenprozesse zu automatisieren oder den Verbrauch zu reduzieren: Das Ergebnis sind eingesparte Kosten. Und als Unternehmer haben Sie ganz bestimmt eine gute Idee, an welcher Stelle Sie das Geld besser investieren können.

 

 

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Quelle: Von Lena Klaus in IT-Infrastruktur