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Dokumenten-Management-Systeme

Digitales Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten.

Das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Unterlagen gehören als feste Prozessbestandteile zum tagtäglichen Dokumentenmanagement in Unternehmen. Und nicht zu vergessen: das Löschen von und die Suche nach Dokumenten.

 

Es liegt auf der Hand, dass papierbasierte Prozesse an dieser Stelle wie ein Bremsklotz wirken – zeitintensiv, unübersichtlich, nebst aller anderen Nachteile des Mediums Papier. Gerade digitales Dokumentenmanagement schafft hier Abhilfe und bringt Sie einen gewaltigen Schritt voran in der digitalen Transformation. Wie ein Dokumenten-Management-System (DMS) funktioniert, was dabei zu beachten ist und welche Vorteile es gerade Unternehmen bringt, lesen Sie im Nachfolgenden.

Fileserver als DMS vs. datenbankgestützte Dokumenten-Management-Systeme

Die Ablage von Dokumenten in baumstrukturierten Speicherorten, wie z. B. auf Fileservern, Netzwerklaufwerken, Inboxen und dergleichen, tauscht ein Problem nur gegen ein anderes: ein papierenes gegen ein digitales. So verschwinden Dokumente in unübersichtlichen Verzeichnisstrukturen. Und allein die Dokumentenablage erfordert Disziplin – vom vereinbarten Namensschema für Dateien über den richtigen Ablageort bis hin zur Verschlagwortung, falls letztere überhaupt möglich ist. DMS-Software dieser Art erweist sich in der Regel als ungenügend für das tägliche Dokumentenmanagement.

Derartige Systeme als Ersatz für ein Dokumenten-Management-System zu nutzen, wirkt sich kontraproduktiv aus. Die Inhalte der Dokumente sind oft nicht durchsuchbar, Metadaten fehlen, von Workflows, Versionierung etc. ganz zu schweigen. Als Informationsträger dienen allein Dateinamen und Verzeichnispfade.

 

Monolithische Dokumenten-Management-Systeme vs. DMS als Service

Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Formen des DMS unterscheiden. Gewissermaßen zeichnet sich durch diese Unterscheidung die kleine Historie des Dokumentenmanagements ab. Gleichzeitig werden Vor- und Nachteile der vier DMS-Verfahren deutlich.

Aktuelle Dokumenten-Management-Systeme arbeiten nach folgendem Schema:

Ein Dokument wird erfasst, bestimmte Dokumenteninformationen werden ausgelesen, eine Dokumenten-ID vergeben. Das Dokument und die Metadaten werden in einer Datenbank gespeichert. Der große Vorteil: Über die Dokumenten-ID bleibt das Dokument klar identifizierbar und geht im DMS nicht verloren. Der Nachteil: Für den Zugriff auf das DMS benötigt man eine auf dem lokalen Rechner installierte DMS-Software. Ausnahmen bestätigen aber die Regel. So existieren Dokumenten-Management-Systeme, die dem Anwender für die tägliche Arbeit einen browserbasierten DMS-Webclient bereitstellen. Eine Installation von Software auf dem lokalen Rechner ist damit überflüssig. Für ein DMS in der Cloud gilt dies sowieso. So lässt sich auf das DMS über den Browser der Wahl zugreifen: einfach jederzeit und überall, auch via Smartphone/Tablet.

 

Ein Cloud-DMS bringt darüber hinaus weitere Vorteile:

Wie bei so vielen anderen Software-as-a-Service-Angeboten (SaaS), übernimmt der Service-Anbieter dann die Wartung des Cloud-DMS und sorgt im Idealfall für einen reibungslosen Betrieb des Dokumenten-Management-System; so führt der Anbieter z. B. regelmäßige, automatisierte Backups durch. Insofern sind mit einem Cloud-Dokumenten-Management-System auch geringere IT-Kosten verbunden. Alles steht und fällt an dieser Stelle jedoch mit der inhaltlichen Ausgestaltung der Service-Verträge. Laufzeiten, Nutzeranzahl, verbrauchtes Datenvolumen etc. zählen den wesentlichen Faktoren, welche die Kosten für das Cloud-DMS bestimmen.

 

 

Bestens beraten | DMS-Lösung by INTRICS

Der Einsatz eines digitalen DMS bedeutet für Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. Unternehmen jeder Branche verarbeiten riesige Mengen an Dokumenten in digitaler Form, aber auch auf Papier. Daher arbeiten Unternehmen normalerweise am besten, wenn die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten schnell und effizient erfolgen. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust.

 

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